Introducción
Los metadatos son un tipo de datos que proporcionan información sobre otros datos, es decir, se puede pensar en los metadatos como los datos que hablan acerca de los datos, que van junto a un fichero o documento y lo describen. Este tipo de datos no contienen el contenido real de los archivos sino que más bien contienen información descriptiva sobre estos elementos.
Aunque parezca un invento reciente asociado a archivos digitales, este concepto se creó por primera vez en los años 60 y estos metadatos también existen en el mundo analógico. Como ejemplo de metadatos analógicos podemos pensar en las fichas informativas de cada libro en una biblioteca.
En los documentos ofimáticos, como una hoja de cálculo o un documento de texto, los metadatos que se generan suelen consistir en el nombre del autor, la ruta interna en la que está alojado el archivo, el nombre de la organización y otros campos con información privada o interna de la empresa.
Características y usos de los metadatos
Entre las principales características de los metadatos se encuentran las siguientes:
- Son paquetes de información altamente estructurados que explican el contenido, la calidad y las características de los datos de un sitio web.
- Son precisos y en muchos casos cortos e integrados por palabras simples.
- Ofrecen puntos de acceso a la información de un sitio web.
- Codifican la descripción de un sitio web.
Los metadatos se utilizan para describir las características de los datos. En una foto, por ejemplo, se pueden considerar metadatos la fecha en la que se tomó, la ubicación y el tipo de cámara utilizada.
La información que proporcionan los metadatos permite organizar y categorizar la información. Gracias a los metadatos, por ejemplo, en una biblioteca digital se pueden clasificar los libros por el título, el autor o la fecha de publicación.
Además, facilitan la búsqueda y recuperación de datos. Los motores de búsqueda utilizan metadatos para indexar páginas web y ofrecer resultados relevantes.
Los metadatos, además, pueden incluir información sobre permisos y restricciones de acceso, y ayudar a controlar quién puede ver o modificar los datos.
Así, los metadatos son esenciales para gestionar grandes volúmenes de información de manera eficiente.
En un hospital se pueden utilizar de muchas formas diferentes:
- En una historia clínica permiten rastrear la fecha y la hora de cada actualización en los registros de los pacientes.
- Permiten controlar el acceso y saber quién y cuándo se ha accedido a la información.
- Facilitan clasificar la información por tipos de datos.
Buenas prácticas en el uso de metadatos
Hay que tener en cuenta algunas buenas prácticas en cuanto a los metadatos:
- Es importante minimizar los metadatos sensibles limitando la cantidad de metadatos que contienen información sensible.
- Hay que controlar el acceso a los datos restringiendo quién puede ver y modificar los metadatos.
- Hay que hacer auditorías periódicas de los metadatos para asegurar su precisión y relevancia.
Eliminar los metadatos
Existe la posibilidad de borrar los metadatos para asegurar que no se está proporcionando una información extra que no se sabe cómo puede ser utilizada.
En los documentos anexos se explica cómo borrar los metadatos de documentos de Microsoft Office en Word y PowerPoint y también de PDF.
Y así, nuestros documentos están libres de metadatos.