Introducció
Les metadades són un tipus de dades que proporcionen informació sobre altres dades, és a dir, es pot pensar en les metadades com les dades que parlen sobre les dades, que van al costat d’un fitxer o document i el descriuen. Aquest tipus de dades no contenen el contingut real dels arxius sinó que més aviat contenen informació descriptiva sobre aquests elements.
Encara que sembli un invent recent associat a arxius digitals, aquest concepte es va crear per primera vegada als anys 60 i aquestes metadades també existeixen en el món analògic. Com a exemple de metadades analògiques podem pensar en les fitxes informatives de cada llibre en una biblioteca.
En els documents ofimàtics, com un full de càlcul o un document de text, les metadades que es generen solen consistir en el nom de l’autor, la ruta interna en la qual està allotjat l’arxiu, el nom de l’organització i altres camps amb informació privada o interna de l’empresa.
Característiques i usos de les metadades
Entre les principals característiques de les metadades es troben les següents:
- Són paquets d’informació altament estructurats que expliquen el contingut, la qualitat i les característiques de les dades d’un lloc web.
- Són precisos i en molts casos curts i integrats per paraules simples.
- Ofereixen punts d’accés a la informació d’un lloc web.
- Codifiquen la descripció d’un lloc web.
Les metadades s’empren per descriure les característiques de les dades. En una foto, per exemple, es poden considerar metadades la data en què es va fer, la ubicació i el tipus de càmera utilitzada.
La informació que proporcionen les metadades permet organitzar i categoritzar la informació. Gràcies a les metadades, per exemple, en una biblioteca digital es poden classificar els llibres pel títol, l’autor o la data de publicació.
A més, faciliten la recerca i recuperació de dades. Els motors de recerca utilitzen metadades per indexar pàgines web i oferir resultats rellevants.
Les metadades, a més, poden incloure informació sobre permisos i restriccions d’accés, i ajudar a controlar qui pot veure o modificar les dades.
Així, les metadades són essencials per gestionar grans volums d’informació de manera eficient.
En un hospital es poden utilitzar de moltes formes diferents:
- En una història clínica permeten rastrejar la data i l’hora de cada actualització en els registres dels pacients.
- Permeten controlar l’accés i saber qui i quan s’ha accedit a la informació.
- Faciliten classificar la informació per tipus de dades.
Bones pràctiques en l’ús de metadades
Cal tenir en compte algunes bones pràctiques pel que fa a les metadades:
- És important minimitzar les metadades sensibles limitant la quantitat de metadades que contenen informació sensible.
- S’ha de controlar l’accés a les dades restringint qui pot veure i modificar les metadades.
- S’han de fer auditories periòdiques de les metadades per assegurar-ne la precisió i rellevància.
Eliminar les metadades
Les metadades es poden esborrar per assegurar que no s’està proporcionant una informació extra que no se sap com pot ser utilitzada.
En els documents annexos s’explica com esborrar les metadades de documents de Microsoft Office a Word i PowerPoint i també de PDF.
I així, els nostres documents estan lliures de metadades.